Algemene Voorwaarden

versie 2022

Dit zijn de algemene voorwaarden van MaxiAdmin, gevestigd aan de Heemwerd 6 te (9746 CX) Groningen, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 01171670.

1. Definities

1.1 In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

2. Toepasselijkheid en wijziging

2.1 Op alle aanbiedingen en Overeenkomsten van MaxiAdmin zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Eventuele voorwaarden van Afnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.2 MaxiAdmin is gerechtigd deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Van toepassing is steeds de laatste versie van de algemene voorwaarden. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen voor inwerkingtreding bekend gemaakt door Schriftelijke kennisgeving of publicatie op de website van MaxiAdmin. Voortgezet gebruik van de Dienst door Afnemer geldt in dergelijke gevallen als acceptatie van de nieuwe voorwaarden.

2.3 Bij onenigheid over de interpretatie van deze algemene voorwaarden, prevaleert de Nederlandstalige versie.

3. Aanbod en Overeenkomst

3.1 Alle aanbiedingen, al dan niet via de website, van MaxiAdmin zijn geheel vrijblijvend en onder voorbehoud van typefouten. Tot het moment van aanvaarding van het aanbod is MaxiAdmin gerechtigd het aanbod te herroepen.

3.2 Als een aanbod een beperkte geldigheidsduur heeft of anderszins onder voorwaarden geldt, dan wordt dit in het aanbod vermeld. Bij gebreke van een vermelding in het aanbod, is de geldigheidsduur één (1) maand.

3.3 De Overeenkomst tussen partijen komt tot stand zodra MaxiAdmin de totstandkoming van de Overeenkomst Schriftelijk heeft bevestigd of doordat MaxiAdmin uitvoering heeft gegeven aan de Overeenkomst, bijvoorbeeld door levering van de Dienst aan Afnemer.

3.4 MaxiAdmin levert haar Dienst in beginsel gratis, maar Afnemer kan de Dienst zelf uitbreiden door extra onderdelen aan de Dienst toe te voegen. De kostprijs van de Dienst wordt dus beïnvloed door de mate waarin Afnemer gebruik wenst te maken van gekozen uitbreidingen.

4. Uitvoering van de Overeenkomst

4.1 MaxiAdmin zal zich inspannen de Overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit te voeren. Ook spant MaxiAdmin zich in voor een optimale beschikbaarheid en correcte werking van haar Dienst, maar kan helaas geen storingsvrije of foutloze Dienst garanderen vanwege de factoren die buiten haar controle liggen, zoals de werking van het internet en de apparatuur van Afnemer zelf.

4.2 Onder alle omstandigheden blijft Afnemer zelf verantwoordelijke voor het voeren van de eigen boekhouding. De Dienst wordt door MaxiAdmin slechts geleverd als een hulpmiddel daarbij. MaxiAdmin is verder niet verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van de gegevens die Afnemer invoert in de software van MaxiAdmin.

4.3 MaxiAdmin spant zich in de gegevens bij het gebruik van de Dienst zo goed als redelijkerwijs mogelijk te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeautoriseerde toegang en wijziging door derden, maar Afnemer blijft zelf verantwoordelijk voor het maken van regelmatige back-ups en een adequate informatiebeveiliging van zijn gegevens. De Dienst wordt daartoe onder meer geleverd met mogelijkheden van het downloaden van de gegevens. MaxiAdmin is in geen enkel geval aansprakelijk voor kosten van (reproductie of herstel van) verminkte of verloren gegane gegevens en dataconversie en evenmin voor daaruit voortvloeiende schade of gederfde winsten.

4.4 Indien en voor zover een goede uitvoering van de Overeenkomst dit vereist, heeft MaxiAdmin het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. MaxiAdmin is niet aansprakelijk voor fouten of gebreken van derden die door of op verzoek van Afnemer zijn geïntroduceerd, bij voorbeeld bij op maat gemaakte uitbreidingen op de Dienst of API’s.

4.5 MaxiAdmin kan haar Dienst geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van service zonder hierdoor schadeplichtig te worden. MaxiAdmin zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en zoveel mogelijk buiten kantoortijden laten plaatsvinden.

5. Prijs en betaling

5.1 Tenzij anders vermeld zijn alle prijzen vrijblijvend, exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde heffingen. MaxiAdmin accepteert geen betalingen in andere valuta dan die is aangegeven. Bij gebreke van een aangegeven valuta, zijn alle prijzen in Euro’s.

5.2 MaxiAdmin mag vooruitbetaling verzoeken, maar als daar geen sprake van is dan is Afnemer verplicht de verschuldigde bedragen binnen veertien (14) dagen na de factuurdatum te voldoen.

5.3 Uitbreidingen op de Overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer Afnemer extra uitbreidingen of modules activeert, kunnen leiden tot uitbreiding van de Dienst en verhoging van de prijs, voor zolang deze modules door Afnemer zijn geactiveerd.

5.4 Afnemer is niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening van verschuldigde bedragen. De vergoeding is ook verschuldigd als Afnemer geen gebruikmaakt van de Dienst of storingen ondervindt.

5.5 Indien Afnemer niet (tijdig) aan zijn of haar betalingsverplichtingen voldoet, zal MaxiAdmin Afnemer daarvan Schriftelijk op de hoogte stellen en Afnemer een redelijke termijn van veertien (14) dagen – gerekend vanaf het moment van kennisgeving – gunnen om alsnog aan zijn of haar betalingsverplichtingen te voldoen. Indien betaling ook na ommekomst van deze redelijke termijn uitblijft, is MaxiAdmin gerechtigd wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Van deze wettelijke regeling kan MaxiAdmin ten gunste van Afnemer afwijken.

5.6 Indien Afnemer niet (tijdig) aan zijn of haar betalingsverplichtingen voldoet en betaling ook na ommekomst van de redelijke termijn als bedoeld in het vorige lid uitblijft, is MaxiAdmin gerechtigd haar verplichtingen op te schorten en/of de Overeenkomst zonder rechtelijke tussenkomst te ontbinden. In een zodanig geval is MaxiAdmin nimmer aansprakelijk voor de door Afnemer geleden schade.

5.7 MaxiAdmin is gerechtigd de prijzen van haar dienstverlening eenzijdig van tijd tot tijd te verhogen, mits deze prijsverhoging ten minste twee (2) maanden van tevoren via de website van MaxiAdmin of rechtstreeks aan Afnemer is aangekondigd. Prijsverhogingen die het gevolg zijn van veranderingen in wettelijke bepalingen of regelingen hoeven niet van tevoren door MaxiAdmin te worden aangekondigd.

6. Aansprakelijkheid

6.1 De aansprakelijkheid van MaxiAdmin voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming door MaxiAdmin van haar verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst, daaronder uitdrukkelijk ook begrepen ieder onrechtmatig handelen van MaxiAdmin, haar personeel en/of door haar ingeschakelde derden, is in ieder geval per gebeurtenis dan wel een reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat Afnemer aan MaxiAdmin op basis van de Overeenkomst voor een periode van één (1) jaar verschuldigd is. In geen geval echter zal de aansprakelijkheid van MaxiAdmin voor directe schade hoger zijn dat het bedrag dat de verzekeraar van MaxiAdmin in een voorkomend geval bereid is uit te keren, verminderd met het door MaxiAdmin verschuldigde bedrag voor het eigen risico.

6.2 Alle aansprakelijkheid van MaxiAdmin voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, boetes van de Belastingdienst, claims van derden en bedrijfsstagnatie.

6.3 De in deze Overeenkomst opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen gelden mede ten gunste van personeel van MaxiAdmin en eventuele door MaxiAdmin ingezette derden, en komen te vervallen indien en voor zover de veroorzaakte schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van MaxiAdmin.

7. Overmacht

7.1 Indien MaxiAdmin door overmacht verhinderd wordt in de nakoming van één of meerdere uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, wordt de nakoming van de desbetreffende en de daarmee samenhangende verplichting(en) geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht, zonder dat zij tot enige schadevergoeding ter zake gehouden is.

7.2 Van overmacht van MaxiAdmin is sprake, indien MaxiAdmin na het sluiten van de Overeenkomst verhinderd wordt aan de voorbereiding of uitvoering van deze Overeenkomst te voldoen ten gevolge van brand, bedrijfsbezetting, werkstaking, overstroming, waterschade, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, terrorisme, epidemie, molest, overheidsmaatregelen, cyberaanvallen, in- en uitvoeringsbelemmeringen, storingen in de levering van energie, een en ander zowel in het bedrijf van MaxiAdmin als bij derden van wie MaxiAdmin voor zijn dienstverlening afhankelijk is, en voorts door alle overige oorzaken die buiten de schuld of de risicosfeer van MaxiAdmin ontstaan.

7.3 Indien de overmachtsperiode langer dan zestig (60) dagen duurt, zijn zowel MaxiAdmin als Afnemer gerechtigd de Overeenkomst per direct Schriftelijk te ontbinden. Ontbinding geeft in een dergelijke situatie geen der partijen recht op enige schadevergoeding. MaxiAdmin behoudt in dat geval echter recht op het gedeelte van de vergoeding voor de door haar verrichte werkzaamheden en de kosten die reeds door haar zijn gemaakt of die onafwendbaar zijn.

8. Intellectuele eigendom/gebruikslicentie

8.1 Gedurende de looptijd van de Overeenkomst zal MaxiAdmin aan Afnemer een persoonlijke en niet-overdraagbare gebruikslicentie verlenen voor het normale gebruik van de Dienst door Afnemer.

8.2 Alle rechten van intellectuele eigendom op alle in het kader van de Dienst of de Overeenkomst door MaxiAdmin ontwikkelde, te ontwikkelen en/of ter beschikking gestelde software, koppelingen, ontwerpen, documentatie, analyses, adviezen, offertes en overige materiaal, berusten uitsluitend bij MaxiAdmin en/of haar licentiegever(s).

8.3 Indien Afnemer (digitaal) materiaal aan MaxiAdmin ter beschikking stelt via de Dienst of anderszins, dan verleent Afnemer MaxiAdmin een niet-exclusieve licentie om voor de duur en in het kader van de Overeenkomst dit materiaal te verwerken. Afnemer vrijwaart MaxiAdmin voor aanspraken van derden wegens schending van intellectuele eigendomsrechten van die derden. Ook garandeert Afnemer dat het door haar aan MaxiAdmin ter beschikking gestelde materiaal geen strijd oplevert met enig wettelijk voorschrift.

8.4 Tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen, is het Afnemer niet toegestaan enige aanduiding over auteursrechten, merkrechten, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de aan Afnemer beschikbaar gestelde Dienst of materiaal te verwijderen of te wijzigen.

9. Duur en beëindiging

9.1 Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, is de Overeenkomst tussen partijen aangegaan voor onbepaalde duur. Indien de Overeenkomst is aangegaan voor bepaalde duur, geldt in beginsel een looptijd van twaalf (12) maanden en wordt de overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met eenzelfde duur, tenzij er rechtsgeldig wordt opgezegd.

9.2 Afnemer kan betaalde uitbreidingen van de Dienst stopzetten vanuit de Dienst zelf of na ommekomst van de vooraf betaalde periode niet meer opnieuw aanzetten, waarmee de Overeenkomst ten aanzien van die uitbreidingen als opgezegd geldt. Afnemer kan ook de Dienst in het geheel stopzetten door verwijdering van het account in gang te zetten, waarmee de Overeenkomst in het geheel als opgezegd geldt. De gegevens van Afnemer, inclusief de boekhouding, zullen dan niet meer toegankelijk zijn voor Afnemer en onherroepelijk door MaxiAdmin worden verwijderd. Eventueel door Afnemer vooruitbetaalde vergoedingen zijn niet voor restitutie vatbaar.

9.3 MaxiAdmin kan de Overeenkomst Schriftelijk opzeggen met een opzeggingstermijn van drie (3) maanden, waarna de Dienst niet meer geleverd wordt aan Afnemer. De gegevens van Afnemer, inclusief de boekhouding, zullen dan niet meer toegankelijk zijn voor Afnemer en onherroepelijk door MaxiAdmin worden verwijderd. Opzegging geeft Afnemer geen recht op enige schadevergoeding. MaxiAdmin heeft het beleid om tot opzegging over te gaan als Afnemer meer dan twaalf (12) maanden niet meer heeft ingelogd bij de Dienst of op andere wijze daar gebruik van heeft gemaakt.

10. Verwerkersovereenkomst/bescherming van persoonsgegevens

10.1 MaxiAdmin houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). MaxiAdmin is ‘verwerker’ en Afnemer is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG. Dit gehele artikel behelst de Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, tussen partijen. MaxiAdmin verwerkt Persoonsgegevens enkel op basis van Schriftelijke of via de Dienst gegeven instructies en maakt enkel gebruikt van hostingdiensten binnen de Europese Unie.

10.2 De met hoofdletter aangeduide begrippen uit dit artikel hebben dezelfde betekenis als de definities uit de AVG:

• Persoonsgegevens: ‘persoonsgegevens’ uit artikel 4 onder 1 AVG, waarmee wordt bedoeld alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking: ‘verwerking’ uit artikel 4 onder 2 AVG, waarmee wordt bedoeld een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot de Persoonsgegevens;
• Betrokkene: ‘de betrokkene’ uit artikel 4 lid 1 AVG, oftewel geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben;
• Autoriteit: ‘toezichthoudende autoriteit’ uit artikel 4 lid 21 AVG, oftewel de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland;
• DPIA: een Data Protection Impact Assessment oftewel een ‘gegevensbeschermingseffectbeoordeling’ uit artikel 35 AVG;
• Datalek: ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ uit artikel 4 lid 12 AVG, oftewel een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

10.3 Het onderwerp, de aard en het doel van de Verwerking zijn het vervullen van de Overeenkomst tussen partijen, wat in het kort neerkomt op het leveren van online boekhoudsoftware aan Afnemer. De Verwerking zal zo lang voortduren als de Overeenkomst duurt, met in achtneming van hetgeen is bepaald in artikel 9 van deze voorwaarden.

10.4 De te verwerken Persoonsgegevens zullen de volgende soorten:

• Contactgegevens, waaronder naam, geslacht, adres, woonplaats, telefoon, website en e-mail;
• Financiële gegevens, waaronder facturen, betalingsgegevens, loonstroken en dergelijke;
• Klant- en relatienummers;
• Bedrijfsgegevens, waaronder bedrijfsnaam en handelsregisternummer; en
• Overige Persoonsgegevens die Afnemer ter verwerking aanbiedt aan MaxiAdmin.

De te verwerken Persoonsgegevens zijn van de volgende categorieën: klanten, leveranciers en medewerkers.

10.5 MaxiAdmin zal de Persoonsgegevens van Afnemer vertrouwelijk en zorgvuldig behandelen. MaxiAdmin waarborgt dat deze geheimhouding zich ook uit strekt tot de personen die gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken. Deze regel kent slechts uitzondering als MaxiAdmin op basis van toestemming of instructies van Afnemer of vanwege een wettelijke plicht of ambtelijk bevel genoodzaakt is de Persoonsgegevens te verstrekken.

10.6 MaxiAdmin zal bovendien passende technische en organisatorische maatregels nemen om de Persoonsgegevens te beveiligen, zoals bedoeld wordt in artikel 32 AVG.

10.7 MaxiAdmin zal Afnemer alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de verplichtingen uit dit artikel aan te tonen en om audits, waaronder inspecties, mogelijk te maken. Afnemer is slechts gerechtigd om audits aan te vragen als zij goede gronden heeft om te vrezen dat de verplichtingen van MaxiAdmin uit dit artikel niet worden nageleefd en zal in dat voorkomende geval de audit Schriftelijk en minimaal dertig (30) dagen van tevoren bij MaxiAdmin aankondigen onder overlegging van de gronden en de naam en certificaten van de auditor. Een audit mag de bedrijfsvoering van MaxiAdmin niet onnodig verstoren en de kosten van de audit zijn voor Afnemer.

10.8 MaxiAdmin zal Afnemer, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken van Betrokkenen gebaseerd op artikelen 14 t/m 22 AVG af te handelen die – kort gezegd – strekken om transparantie en inzage te verkrijgen, om rectificatie en wissing van Persoonsgegevens of beperking van de verwerking te bewerkstellingen en om de Persoonsgegevens over te dragen. MaxiAdmin zal in dit kader Afnemer ook bijstand verlenen bij diens kennisgevingsplicht naar aanleiding van dergelijke verzoeken en de afhandeling van eventuele bezwaren door Betrokkenen en passende maatregelen te nemen bij eventuele geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering van Betrokkenen.

10.9 MaxiAdmin zal Afnemer, voor zover mogelijk en betrekking heeft op de Dienst, bijstand verlenen bij het melden van een eventueel Datalek en zonder onredelijke vertraging – maar uiterlijk binnen 72 uur – na kennisname van een Datalek dit melden aan Afnemer, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het Datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien het niet mogelijk is om alle informatie gelijktijdig te verstrekken, kan MaxiAdmin de informatie in stappen aanleveren.

10.10 Beide partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. Indien MaxiAdmin toerekenbaar tekort komt in het naleven van dit artikel of toerekenbaar in strijd handelt met hetgeen bepaald is in de AVG, dan vrijwaart zij Afnemer tegen daaruit voortvloeiende aanspraken van derden, waaronder Betrokkenen, en alle daarmee verband houdende kosten en schades. Door de Autoriteit aan Afnemer gegeven boetes vallen nadrukkelijk buiten de aansprakelijkheid en de vrijwaring van MaxiAdmin.

11. Slotbepalingen

11.1 Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

11.2 Alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin MaxiAdmin gevestigd is.

11.3 Het is Afnemer niet toegestaan zijn rechten en verplichtingen uit de tussen partijen geldende Overeenkomst aan een derde over te dragen, tenzij MaxiAdmin hiervoor voorafgaand uitdrukkelijk Schriftelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming is echter niet nodig in geval van bedrijfsovername of overname van de meerderheid van de aandelen van Afnemer.

11.4 Als enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig blijkt of vernietigd wordt, dan gelden de overige bepalingen onverkort. Partijen zullen in dat geval in overleg treden en nieuwe bepalingen overeenkomen teneinde de nietige of vernietigde bepaling(en) te vervangen.

11.5 De logfiles, door MaxiAdmin opgeslagen versies van de communicatie tussen partijen en andere vormen van administratie van MaxiAdmin gelden als authentiek en vormen volledig bewijs van de stellingen van MaxiAdmin. Het staat Afnemer vrij om tegenbewijs te leveren.

Let op: Deze algemene voorwaarden zijn zorgvuldig opgesteld door Koen Konings van NORD Advocaten (https://nord.legal). Op deze algemene voorwaarden zit auteursrecht. Het is daarom niet toegestaan om de te kopieren. Wil jij ook passende algemene voorwaarden voor jouw eigen product of dienst? Neem dan gerust contact op NORD advocaten.